واحد دبیرخانه
دبیرخانه به بخشی از سازمان گفته میشود که وظیفه ثبت، دریافت، حفظ و توزیع نامهها، اسناد و پروندههای سازمان را برعهده دارد. هیچ نوشتهای در یک سازمان، بدون ثبت در دبیرخانه، رسمیت ندارد و سند اداری محسوب نمیشود.
هر سازمانی در هر زمینهای که فعالیت دارد، ملزم به داشتن دبیرخانه نیست. قوانین دبیرخانه در کشورهای مختلف، متفاوت است. در برخی کشورها مانند بریتانیا و استرالیا، فقط شرکتهای دولتی ملزم به داشتن دبیرخانه هستند، درحالی که داشتن دبیرخانه برای شرکتهای خصوصی اختیاری است.
وظایف دبیرخانه به سه بخش مهم تقسیمبندی میشود:
- دریافت،
- ثبت،
- توزیع نامهها.
در ادامه به مهمترین وظایف دبیرخانه در سازمانها پرداختهایم:
- دریافت و شمارهگذاری تمامی نامهها، دستورالعملها و بخشنامهها و کنترل آنها از منظر داشتن مهر و امضا و تعداد پیوستها و ثبت آنها در اتوماسیون اداری و دفتر اندیکاتور،
- تایپ نامههای اداری و صورتجلسات،
- تشکیل و نگهداری پروندههای اداری راکد و جاری و ارائه آنها به مراجع زیربط،
- پیگیری مکاتبات تا حصول نتیجه نهایی با هماهنگی واحدهای مربوطه،
- حفظ و نگهداری تمامی نامههای اداری، پروندهها، بخشنامهها و اسناد براساس قوانین بایگانی،
- نظارت بر حفظ محرمانگی اسناد و مدارک و اطلاعات سازمان،
- استانداردسازی و یکپارچهسازی امور بایگانی و دبیرخانه در تمامی واحدهای سازمان،
- ارسال یا ارائه نامه به مسئول مربوطه برای تعیین محل و نوع فعالیت که به آن «ارجاع» گفته میشود،
- ارسال نامه به افراد بیرون از سازمان با استفاده از پست، ایمیل، اتوماسیون اداری، فکس و غیره.
شماره تماس واحد دبیرخانه :
028-32833290 داخلی 1
